In dit hoofdstuk bespreek ik de aspecten van de vergadering aan de hand van modelreglement 2017. Op diverse plaatsen zal ik per reglement de verschillen aangeven.
Algemeen.
Op grond van artikel 5:125 lid 1 BW komen aan de vergadering alle bevoegdheden toe die niet op grond van de wet of statuten aan andere organen zijn opgedragen. De Vergadering van Eigenaren is het hoogste orgaan van de VvE.
Alle appartementseigenaars hebben op grond van artikel 5:127 lid 1 BW toegang tot de vergadering. Deze toegang kan niet worden beperkt of worden geschorst.
Voor de verdeling van de stemrechten zullen de statuten moeten worden geraadpleegd. Vaak zal dit overeenkomen met de breukdelen, maar dat hoeft niet!
Wie roept de vergadering bijeen?
Het bestuur van de VvE roept de vergadering bijeen en wel zo vaak als het dat nodig vindt. De vergadering dient minimaal één keer per jaar plaats te vinden. Vrijwel elk modelreglement bevat de bepaling dat binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een vergadering wordt gehouden. Tijdens deze vergadering dient het bestuur de jaarrekening ter goedkeuring voor te leggen aan de vergadering. In de praktijk vinden er vaak twee vergaderingen plaats. In het voorjaar om de jaarrekening goed te keuren en in het najaar om de begroting voor het komende jaar vast te stellen.
Tijdens de vergadering waar de jaarrekening wordt behandeld, dient de vergadering ook een besluit te nemen of het bestuur decharge wordt verleend.
Indien minimaal tien procent van het aantal stemmen een vergadering wenst en het bestuur schrijft niet binnen drie weken een vergadering uit, zijn de verzoekers zelf bevoegd om een vergadering uit te schrijven (49 lid 3 MR 2017). Ook de Raad van Commissarissen (indien aanwezig) of de voorzitter van de vergadering is bevoegd een vergadering uit te schrijven. Doorgaans zal het echter het bestuur van de VvE zijn dat de vergadering uitschrijft. Maar wat als er geen bestuur, voorzitter of Raad wat Commissarissen aanwezig is? Deze situatie kwam aan de orde in een zaak bij de Rechtbank Arnhem d.d. 21-08-20081. Er is gedoe wie nu het bestuur vormt en het “ontevreden – bijna ex – bestuurslid” voert aan dat de beheerder de vergadering niet mocht uitroepen. De Rechtbank gaat hier niet in mee en overweegt: “Op zichzelf is juist dat de bepalingen, waarin de bevoegdheid tot het bijeenroepen van de ledenvergadering is toegekend aan de voorzitter van de vergadering en aan het bestuur van de Vereniging, hier van toepassing zijn. Echter het feit dat de Vereniging op dat moment geen bestuur had en evenmin een voorzitter van de vergadering aanwezig was, waardoor aan die bepalingen niet kon worden voldaan, brengt mee dat aan het niet (kunnen) voldoen aan die bepalingen geen (rechts)gevolgen kunnen worden verbonden.”
De plaats van de vergadering
In de modelreglementen 2006 en 2017 is ook iets opgenomen over de plaats van de vergadering. Een beetje overbodig bepalen de reglementen dat de vergadering bij voorkeur vlakbij het gebouw plaatsvindt. Het is daarbij het bestuur dat de plaats van de vergadering bepaalt.
De oproepingstermijn van de vergadering
Artikel 50 van het modelreglement 2017 bepaalt dat er een oproepingstermijn van 15 dagen in acht moet worden genomen. De dag van oproeping en de dag van de vergaderingen mogen niet worden meegeteld. Dit betekent dus in werkelijkheid een oproepingstermijn van 17 dagen. De termijnen in de oudere reglementen (1973 en 1983) zijn wat korter en komen uiteindelijk neer op 10 vrije dagen.
Indien de oproepingstermijnen niet in acht worden genomen, dan betekent dit niet automatisch dat besluiten vernietigd worden. De verzoekende partij dient immers altijd een redelijk belang daarbij te hebben. Zie: ECLI:NL:RBDOR:2008:BD9994 “ Maar zelfs als ervan moet worden uitgegaan dat [verzoeker] de oproeping eerst op 29 april 2008 heeft bereikt, kan hem dat niet baten. Weliswaar is in dat geval de oproeping een dag te laat geschied, echter gesteld noch gebleken is dat [verzoeker] daardoor is benadeeld. Reeds om die reden dient vernietiging op grond van art. 2: 8 lid 2 BW achterwege te blijven”.
De stemmingen tijdens de vergadering
Artikel 51 van MR2017 bepaalt dat de eigenaars de stemgerechtigden zijn. Hoe de stemverhoudingen liggen, moet blijken uit de statuten. De hoofdregel is dat besluiten met een normale meerderheid worden genomen (5:127 lid 1). De helft plus 1 dus. Bij het staken van de stemmen is een voorstel niet aangenomen. De wetgever heeft daarbij in 5:127 lid 1 eveneens de mogelijkheid gecreëerd om voor bepaalde besluiten gekwalificeerde meerderheden te vereisen. Elk modelreglement heeft een dergelijke bepaling opgenomen. In artikel 56 lid 5 van MR 2017 is voor een aantal besluiten een kwalitatieve meerderheid vereist van ⅔ van het aantal uitgebrachte stemmen. Tijdens deze vergadering dient er een quorum te zijn van ⅔ van het aantal stemgerechtigden. Deze kwalitatieve meerderheid is vereist voor:
Besluiten van de Vergadering tot:
- het doen van buiten het in Artikel 10.2 onder a en b bedoelde onderhoud vallende uitgaven;
- het doen van een uitgave ten laste van het Reservefonds, voor zover deze niet is voorzien in het vastgestelde Meerjarenonderhoudsplan;
- het aangaan van een overeenkomst tot gebruik als bedoeld in artikel 21.3 (gemeenschappelijke delen);
- het toestaan van horeca of (kortdurende) verhuur als bedoeld in artikel 27.2 onder b;
- ontzegging van een privé-gedeelte als bedoeld in artikel 41.2;
- het beleggen van gelden als bedoeld in artikel 47.4 van het Reservefonds;
- het vaststellen van een drempelbedrag als bedoeld in dit Artikel 56.5 onder i;
- het vaststellen of wijzigen van het Huishoudelijk Reglement;
- het aangaan van verplichtingen, al dan niet voortvloeiend uit een duurovereenkomst, waaronder begrepen een overeenkomst van geldlening, met een financieel belang die in totaal een bedrag van vijfduizend euro (€ 5.000,=) dan wel aan ander, door de Vergadering vastgesteld drempelbedrag te boven gaan;
- een verbouwing, tot het aanbrengen van nieuwe installaties of tot het wegnemen van bestaande installaties, indien en voor zover deze besluiten niet als een uitvloeisel van onderhoud zijn te beschouwen en daarin evenmin is voorzien in het Meerjarenonderhoudsplan,
Elk modelreglement kent bepalingen waarmee een versterkte meerderheid in het leven wordt geroepen. Zo bevat bijvoorbeeld het modelreglement 1973 een bepaling (artikel 37 lid 5) waarin een versterkte meerderheid is vereist als er uitgaven moeten worden gedaan die een door de vergadering te bepalen bedrag te boven gaan, tenzij deze al op de begroting stonden en voor niet meer dan 10 % worden overschreden of als hier al een aparte reserve voor is gevormd. In de loop van de modelreglementen zijn de bepalingen constant gewijzigd met als voorlopig sluitstuk de opsomming in artikel 56 lid 5 van modelreglement 2017.
Het blijft daarbij opletten dat via creatieve interpretaties een minderheid van de leden niet hele grote uitgaven kan doen. Zo bevat MR 2006 in artikel 52 lid 5 de volgende (ingekorte) bepaling:
Besluiten door de vergadering tot:
a. het doen van buiten het in artikel 9 eerste lid sub a en b bedoelde onderhoud vallende uitgaven;
b. het doen van uitgaven ten laste van het reservefonds;
c. het aangaan van verplichtingen met een financieel belang die een totaal door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaan; kunnen slechts worden genomen met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal stemmen, uitgebracht in een vergadering waarin een aantal eigenaars tegenwoordig of vertegenwoordigd is, dat ten minste twee/derde van het totaal aantal stemmen kan uitbrengen.
Het bijzondere is echter dat voor het vaststellen van het bedrag in 52 lid 5 sub c geen versterkte meerderheid of quorum nodig is. Dit opent dus de route om in een vergadering een bedrag van 200.000 euro vast te stellen om vervolgens 190.000 euro uit te geven. Deze gang van zaken is in MR 2017 niet hersteld. Sterker nog: ook uitgaven ten laste van het reservefonds kunnen onder MR 2017 worden gedaan zonder versterkte meerderheid, indien deze zijn opgenomen in het MJOP.
Onvoldoende quorum.
Wat als er onvoldoende leden aanwezig zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen? In dat geval moet er een tweede vergadering worden uitgeschreven. De termijnen zijn afhankelijk van het reglement dat van toepassing is. De tweede vergadering moet grofweg gezegd tussen de tweede week en de zesde week na de eerste vergadering plaatsvinden.
In de tweede vergadering is dan geen quorum vereist en kan met een klein aantal aanwezigen worden gestemd. Let wel: de versterkte meerderheid is dan nog wel noodzakelijk voor bepaalde besluiten. Bij sommige VvE’s is de opkomst voor de vergadering laag en heeft men gezocht naar oplossingen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de uitnodiging voor de eerste en (voorzienbare) tweede vergadering te combineren. De uitnodiging voor de tweede vergadering dient dan als voorwaardelijk te worden gezien.
In de zaak van de Hoge Raad ECLI:NL:HR:2006:AX3225 werd het oordeel van het Gemeenschappelijk Hof van Justitie van de Nederlandse Antillen en Aruba in stand gelaten dat een tweede voorwaardelijke uitnodiging door de beugel heen kon. Let wel: die vergadering was notabene 5 minuten later gepland dan de eerste vergadering. Dat is in Nederland niet mogelijk, gezien de in de reglementen bepaalde termijn tussen de vergadering.
In ieder geval is het belangrijk dat als er geen gecombineerde uitnodiging is, de oproepingstermijn in acht wordt genomen.
Mag je besluiten buiten de vergadering van de VvE om nemen?
Ja, dat mag! Artikel 5:125 BW verklaart artikel 2:40 BW van toepassing. In het tweede lid van artikel 2:40 BW staat: Een eenstemmig besluit van alle leden of afgevaardigden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering
Er kunnen dus besluiten buiten de vergadering worden genomen, mits alle leden dan voor stemmen. Eenstemmig moet letterlijk worden genomen. Illustratief is de uitspraak van de Rechtbank Noord-Holland d.d. 15-05-2024 ECLI:NL:RBNHO:2024:5059. In deze uitspraak wordt buiten de vergadering om een besluit genomen om tegen 1 van de leden te gaan procederen (een procesvolmacht). Het gedaagde lid verweert zich met de stelling dat er geen procesvolmacht is omdat het besluit nietig is. Het lid stelt dat hij niet heeft meegestemd en dus dat er geen sprake is van een eenstemmig besluit van alle leden. De rechtbank gaat hierin mee en besluit dat de VvE niet ontvankelijk is.
Mag je tijdens de VvE-vergadering per volmacht stemmen?
Ja dat mag! Elk reglement bevat een bepaling dat je per volmacht mag stemmen. In boek 5 (BW) zul je tevergeefs naar een bepaling zoeken die basis vormt voor het stemmen per volmacht. Ook de bepaling uit het algemene verenigingsrecht (2:38 BW) is niet van toepassing. Voor de bepalingen over volmacht in het appartementsrecht moet worden teruggegrepen op de algemene bepalingen over volmacht in boek 3 van ons Burgerlijk Wetboek.
Artikel 3:60 BW bepaalt dat volmacht de bevoegdheid is die een volmachtgever verleent aan de gevolmachtigde om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten. Artikel 3:66 lid 1 BW bepaalt dat als een gevolmachtigde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid blijft, de rechtsgevolgen voor de volmachtgever zijn.
Er zijn geen vormvereisten voor een volmacht. Een volmacht kan zelfs mondeling worden gegeven. Echter, elk modelreglement bepaalt dat de volmacht schriftelijk moet zijn.
Sinds modelreglement 2006 mag er geen volmacht aan de bestuurder worden gegeven.
In de praktijk kan je verschillende soorten volmachten onderscheiden. Ten eerste kan je een onderscheid maken tussen een algemene volmacht en een beperkte volmacht. Bij de algemene volmacht zal de gevolmachtigde tijdens de vergadering naar bevind van zaken kunnen handelen en bijvoorbeeld ook zijn stem kunnen uitbrengen als er nieuwe onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd. Dit is anders bij de beperkte volmacht. Deze zal vaak samen gaan met specifieke steminstructies per besluit. Verder kan er een onderscheid worden gemaakt tussen de doorlopende volmacht en de volmacht die zich beperkt in tijd, bijvoorbeeld tot 1 vergadering.
Het bestuur doet er ook verstandig aan om bij het tekenen van de presentielijst de reikwijdte van een volmacht te controleren. Indien blijkt dat de grenzen van de volmacht zijn overschreden, dan dient de VvE op te treden. Een ongevoegd uitgebrachte stem heeft geen rechtsgevolg en de VvE mag met deze stem ook geen rekening houden.
Misbruik meerderheidsmacht.
Een veel voorkomende vraag is of een lid met de meerderheid van de stemmen zijn wil op kan leggen aan de minderheid. Het korte antwoord op die vraag is ja. De “grooteigenaar” mag in beginsel zijn eigen belangen dienen en stemmen op die manier die hem het beste uitkomt.
Het Gerechtshof te Amsterdam legt het in een recente uitspraak ECLI:NL:GHAMS:2025:210
28-01-2025 nog eens uit. Het Gerechtshof doceert en geeft het stappenplan
5.1. Een besluit genomen in de algemene ledenvergadering van een vereniging van eigenaars is (onder meer) vernietigbaar wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van een besluit regelen, dan wel wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid die door artikel 2:8 BW worden geëist. Artikel 2:8 lid 1 BW bepaalt dat een rechtspersoon en degenen die krachtens de wet en de statuten bij zijn organisatie zijn betrokken, zich als zodanig jegens elkaar moeten gedragen naar hetgeen door de redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd. Een besluit is vernietigbaar indien het naar inhoud of totstandkoming in strijd is met de voornoemde gedragsregel. De toetsingsmaatstaf is of de vergadering van de VvE bij afweging van alle bij het besluit betrokken belangen in redelijkheid en naar billijkheid tot het besluit heeft kunnen komen. Het gaat daarbij om een marginale toetsing van het besluit.
5.2. Daarbij komt dat de redelijkheid en billijkheid in de relatie tussen vergadering van eigenaars en lid mede ingevuld wordt door het feit dat (ook) het lidmaatschap van een vereniging van eigenaars met zich mee kan brengen dat een minderheid van de leden van die vereniging zich geconfronteerd ziet met een haar onwelgevallig besluit. Die mogelijke confrontatie is inherent aan het democratische karakter van de vereniging. Dat karakter brengt bovendien met zich mee dat de minderheid zich in beginsel, ook al is ze het er niet mee eens, heeft te voegen naar het besluit. Dat neemt niet weg dat bij de belangenafweging door de vergadering van eigenaars daar rekening mee dient te worden gehouden.
5.3. De vergadering van een vereniging van eigenaars dient er bovendien rekening mee te houden dat het lidmaatschap van haar vereniging voor een appartementseigenaar verplicht is. Het lid dat zich niet met het besluit kan verenigen, heeft, zolang het eigenaar is van een appartementsrecht, geen mogelijkheid zich aan verdere onwelgevallige besluitvorming te onttrekken door zijn lidmaatschap op te zeggen.
5.4. Tot slot rust de stelplicht en bewijslast van feiten en omstandigheden die de conclusie kunnen dragen dat de besluiten in strijd met de redelijkheid en billijkheid zijn op [appellant].”
Door de toetsingsmaatstaf (marginaal) moet je het als grooteigenaar simpelweg erg bont maken wil je worden teruggefloten. Het moet dan gaan om “Misbruik” in plaats van “gebruik” van het stemrecht. De bewijslast dat er sprake is van misbruik ligt heel duidelijk bij degene die meent dat het besluit vernietigd moet worden.
Dit ligt anders als er belangenverstrengeling op de loer ligt. Dan zal van de grooteigenaar een hoge mate van zorgvuldigheid gevraagd worden, waarbij de rechter streng zal kijken naar de transparantie van de besluitvorming en het gescheiden houden van de belangen.
Illustratief is wat dat betreft de uitspraak van de Hoge Raad d.d. 29 september 2006, ECLI:NL:AY5697 (NJ 2006/639): “De klacht, volgens welke deze stelling van belang kan zijn voor het antwoord op de vraag of het besluit met betrekking tot de overeenkomst van geldlening vernietigbaar is, is terecht voorgesteld. Indien komt vast te staan dat de overeengekomen rente hoger is dan in de markt gebruikelijk, valt immers niet uit te sluiten dat E. wordt bevoordeeld ten koste van de overige appartementseigenaren en dat zulks de conclusie rechtvaardigt dat dat besluit in strijd is met de eisen van redelijkheid en billijkheid dan wel is totstandgekomen door misbruik van meerderheidsmacht.”
Het enkele feit dat het niet valt uit te sluiten dat een grooteigenaar wordt bevoordeeld, was voor de Hoge Raad voldoende om te concluderen dat er sprake was van een vernietigbaar besluit. Dit betekent dus dat in de besluitvorming een dergelijk aspect aan de orde moet komen en dat de grooteigenaar zal moeten uitleggen waarom hij niet profiteert van het tegenstrijdig belang.
De conclusie is dat er niet snel tot misbruik geconcludeerd zal worden. Dit ligt anders als er sprake is van een belangenverstrengeling. Dan zal de rechter snel geneigd zijn om de minderheid te beschermen.
- ECLI:NL:RBARN:2009:BJ6587 ↩︎