Het bestuur van een VvE
Het uitgangspunt van de wetgever is een eenhoofdig bestuur (5:5131 lid 1 BW) tenzij de statuten anders bepalen. In de modelreglementen wordt hier vaak van afgeweken.
Afwijkingen per modelreglement
In modelreglement 1973 staat in artikel 40 de mogelijkheid om een reserve-administrateur te benoemen. De term administrateur is geen wettelijke term, maar wordt gebruikt voor de eenhoofdige bestuurder. De reden hiervoor is duidelijk. Men tracht te voorkomen dat de VvE niet meer functioneert als er iets gebeurt met de bestuurder.
In modelreglement 1983 wordt in artikel 41 lid 1 bepaald dat het bestuur berust bij één of meer administrateurs. Het reglement geeft dus nadrukkelijk de mogelijkheid om het bestuur uit te breiden.
In modelreglement 1992 wordt met de invoering van het nieuwe Burgerlijk Wetboek de term administrateur losgelaten. In het reglement is dat het bestuur wordt gevormd door één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd. Indien er wordt gekozen voor een meerhoofdig bestuur, moeten er een voorzitter, een secretaris en een penningmeester gekozen worden. De laatste twee functies kunnen ook door 1 persoon worden ingevuld.
Het bestuur wordt volgens modelreglement 2006 gevormd door een oneven aantal van één of meer bestuurders (artikel 53). Als het bestuur uit meer bestuurders bestaat, worden er een voorzitter, een secretaris en een penningmeester uit hun midden bepaald.
De regeling voor het bestuur in modelreglement 2017 is vrijwel gelijk aan modelreglement 2006. Overbodig bepaalt het modelreglement dat als er een vacature is, het bestuur bevoegd blijft tot het uitvoeren van zijn taken.
Hoe wordt een bestuur benoemd en hoe wordt een bestuur ontslagen?
Artikel 5:131 lid 2 bepaalt dat een bestuur door de vergadering van eigenaars wordt benoemd. Al dan niet uit haar eigen leden. De wetgever heeft hier dus nadrukkelijk de deur opengezet voor een externe bestuurder. De meeste modelreglementen bepalen vervolgens dat de eerste keer de bestuurder bij akte kan worden aangewezen. Dat is vooral een praktische oplossing. Iemand moet namelijk de eerste vergadering organiseren en de zaken regelen voordat de VvE daadwerkelijk functioneert.
Artikel 5:131 lid 2 BW bepaalt vervolgens nadrukkelijk dat het bestuur te allen tijde kan worden geschorst en ontslagen.
De kantonrechter te Noord Holland ECLI:NL:RBNHO:2023:10231 (23-05-2023) bepaalde “
Verder heeft de VvE c.s. terecht aangevoerd dat op grond van artikel 5:131 lid 2 BW het bestuur door de vergadering van eigenaars te allen tijde kan worden geschorst of ontslagen. Dat betekent dat het niet vooraf als onderwerp op de agenda hoeft te zijn geplaatst. De vergadering van eigenaars kan dus ook tijdens een vergadering besluiten de bestuurder per direct of tegen een bepaalde termijn te ontslaan of te schorsen. De kantonrechter is van oordeel dat dit evenzeer geldt voor een op non-actiefstelling. Hoewel een schorsing een disciplinaire maatregel is en een op non-actiefstelling als een ordemaatregel moet worden aangemerkt, hebben beide maatregelen als gemeenschappelijk kenmerk dat het betreffende bestuurslid niet meer actief mag zijn” .
De formulering “te allen tijde” ziet vooral toe op de oproepingsvereisten die voor een ALV gelden. Bijvoorbeeld dat een vergadering tijdig moet worden uitgeroepen en dat de te bespreken punten op de agenda staan. Dit betekent echter niet dat als het om een ontslag van een bestuurder gaat, de oproepingsformaliteiten in de wind kunnen worden geslagen. De gang van zaken zal namelijk wel worden meegewogen bij de vraag of het besluit vernietigd dient te worden. Het ligt dan specifiek aan de omstandigheden van het geval of het besluit vernietigd wordt of niet.
In het geval van een slapende VvE kan de benoeming eventueel worden afgedwongen door een vervangende machtiging te vragen aan de rechtbank. Zie Hof ‘s-Hertogenbosch 03-10-1990, ECLI:NL:GHSHE:1990:AB8525. Het hof stelt “Ter vergadering van 26 jan. 1990 is aangaande de geagendeerde benoeming van een administrateur geen besluit tot stand gekomen. Het ligt in het systeem van de wettelijke regeling besloten dat in zodanige benoeming ten verzoeke van de meest gerede partij desnodig door de kantonrechter kan worden voorzien”.
Wat zijn de taken van het bestuur?
Artikel 5:131 lid 3 bepaalt daarover dat het bestuur van de VvE de middelen beheert en zorg draagt voor de uitvoering van de besluiten van de vergadering.
Anders dan het bestuur van bijvoorbeeld een voetbalvereniging, waar het bestuur belast is met het besturen van een vereniging, heeft het bestuur van een VvE slechts tot taak om de middelen te beheren en de besluiten van de vergadering uit te voeren. Ook hier geldt weer dat de wetgever de mogelijkheid heeft gegeven om via de statuten af te wijken van deze stringente regeling.
In de modelreglementen is van deze afwijkingsmogelijkheid gebruikgemaakt en kent het bestuur de volgende extra bevoegdheden toe:
- Beslissingen over onderhoud tot bepaalde bedragen (MR 1992, 1983 en 1973) of voortkomende op de begroting (MR 2006 en 2017).
- Beslissingen over het beheer van de middelen van de VvE
- Beslissingen over rechtshandelingen en kwijtingen en wederom tot vastgestelde bedragen.
- Voeren van verweer in kortgedingprocedures
- Beslissingen over spoedeisende en noodzakelijke maatregelen die uit het normale beheer voortvloeien.
Voor de specifieke formuleringen en afwijkingen dient altijd het reglement te worden geraadpleegd.
Overige taken bestuur
Controlerende taak
Peutz en Braakhuis wijzen in hun cahier privaatrecht appartementsrecht erop dat uit artikel 5:132 BW een controlerende taak kan worden afgeleid. Artikel 5:132 BW bepaalt dat de appartementseigenaars en de gebruikers verplicht zijn bestuurders (of door hen aangewezen personen) toegang te verlenen tot kort gezegd het appartement als dat voor de vervulling van een bestuurstaak noodzakelijk is.
Denk daarbij aan een inspectie van gemeenschappelijke delen, maar ook bijvoorbeeld voor het verrichten van bepaalde werkzaamheden.
Organiseren van vergaderingen
Normaal gesproken roept het bestuur een vergadering uit. De modelreglementen openen ook de mogelijkheid dat leden dit doen. Vaak zal er dan sprake zijn van een bepaald percentage van de leden. Het bestuur zal een plaats van de vergadering bepalen en een agenda moeten opstellen. Daarbij zal zij zich ook moeten houden aan de door de modelreglementen voorgeschreven oproepingstermijnen. U leest hier meer over de vergadering.
Inzage verstrekken aan leden.
In de modelreglementen 1973 tot en met 1992 en 2017 is het inzagerecht van de leden geregeld.
Het bestuur is verplicht iedere eigenaar alle gewenste inlichtingen te verstrekken met betrekking tot de administratie en voorts ook inzage in alle op de administratie en beheer betrekking hebbende boeken, registers en bescheiden.
In de literatuur en jurisprudentie wordt breed aangenomen dat het inzagerecht niet betekent dat het bestuur ook afschriften moet verstrekken. Zie bijvoorbeeld: ECLI:NL:GHAMS:2014:1485, Gerechtshof Amsterdam, 22-04-2014 “Het hof is van oordeel dat [appellante] zich terecht niet heeft gekeerd tegen de door de rechtbank bij de uitleg van artikel 41 lid 6 Modelreglement 1983 gehanteerde maatstaf, inhoudende dat dit artikellid in de context van de totale splitsingsakte grammaticaal dient te worden uitgelegd. Met de rechtbank is het hof voorts van oordeel dat deze bepaling, naar de letter en de context genomen, niet noopt tot het ter beschikking stellen aan eigenaren van een afschrift van stukken.
De rechtbank Noord-Holland gaat nog een stapje verder en overweegt dat het bestuur ook een zekere vrijheid heeft bij de bepaling welke gegevens en in welke vorm het deze verstrekt. Terecht wijst de rechtbank ook op de digitale omgeving. Ten tijde van de vroegere modelreglementen was er nog geen sprake van internet, laat staan van handige apps die te allen tijde kunnen worden geraadpleegd.
Digitale toegang is voldoende.
ECLI:NL:RBNHO:2017:3136 Rechtbank Noord-Holland 20-04-2017
Dit recht is echter niet alomvattend en het is gelet op de statutaire positie van het bestuur van VVE aan haar om telkens een afweging te maken welke informatie zij in welke vorm verstrekt en de delegatie van één en ander aan de administrateur. Daarbij heeft het bestuur een zekere discretionaire bevoegdheid omdat zij vrij moet kunnen beraadslagen en daarbij informatie van derden moeten kunnen inwinnen. Een onbeperkte inzage in dergelijke stukken zou het effectief besturen van VVE kunnen belemmeren. In personele kwesties kan het bestuur gehouden zijn om slechts de beknopte, zakelijke inhoud van de betreffende informatie ter inzage te verstrekken. Verder gaat de verplichting niet zover dat digitaal of op papier afschriften dienen te worden verstrekt van de administratie. Er kan worden volstaan met het verstrekken van toegang tot een digitale omgeving waarin de betreffende stukken kunnen worden ingezien, zoals het door VVE gehanteerde TWINQ.
Opvallend is ook de overweging van de rechtbank in dezelfde uitspraak dat de bovenmatige kosten van een dergelijke inzage-exercitie voor rekening kunnen worden gebracht bij de betreffende eigenaar. Het is overbodig om te vermelden dat daar dan wel een besluit van de ALV aan ten grondslag moet liggen.
Extreem beslag op de beheerder = betalen!
Door [verzoeker] is onweersproken gebleven dat de door de administrateur op ervaring gebaseerde tijdsbesteding van één uur per eigenaar een redelijke begroting zou zijn. Nu de vergadering van eigenaars reeds eerder heeft besloten om geen verder onderzoek naar het Hepro-project te willen (her)openen en [verzoeker] zijn inzagerecht voornamelijk met betrekking tot zijn onderzoek naar dit project gebruikt, oordeelt de kantonrechter het niet onredelijk dat alle andere eigenaars van VVE niet (langer) wensen bij te dragen aan de daaraan verbonden extra kosten van de administrateur, en dat dergelijke kosten voor rekening van de veroorzakende eigenaar zullen gaan komen. [verzoeker] heeft zich op dit punt bij de beslissing van de overgrote meerderheid neer te leggen
Het procesrecht biedt ook mogelijkheden om informatie te verkrijgen.
De artikelen 194, 195 en 195A RV (artikel 843a Rv oud) bieden een grondslag voor het verkrijgen van informatie waarover een VvE of een derde beschikt, met als doel het ondersteunen van eigen standpunten. Het is een instrument voor het verkrijgen van bewijsmateriaal en het inschatten van proceskansen. Voor toewijzing van een vordering tot exhibitie dient aan bepaalde voorwaarden te zijn voldaan. Zo moet de verzoeker een rechtmatig belang hebben bij de vordering en moeten de gegevens betrekking hebben op een rechtsbetrekking waarbij de verzoeker partij is.
Per 1 januari 2025 is artikel 843a Rv vervangen door de artikelen 194, 195 en 195a Rv.
Vertegenwoordiging van de eigenaars
Artikel 5:126 lid 5 bepaalt: “De Vereniging kan binnen de grenzen van haar bevoegdheid de gezamenlijke appartementseigenaars in en buiten rechte vertegenwoordigen”. De VvE wordt op haar beurt (zie 5:131 lid 1 BW) weer vertegenwoordigd door haar bestuurders.
De bestuurders dienen bij de vertegenwoordiging binnen de grenzen van haar bevoegdheid te blijven. Deze grenzen zijn vastgelegd in de statuten en het reglement. Dat deze grenzen in acht moeten worden genomen, blijkt bijvoorbeeld uit de vele uitspraken op het gebied van de procesbevoegdheid van het bestuur. Afhankelijk van het modelreglement behoeft het bestuur vrijwel altijd een machting voor het voeren van een juridische procedure.
Inschrijving bestuurders Kamer van Koophandel
Uit artikel 18 lid 1 Handelsregisterwet 2007 en het daarop gebaseerde artikel 30 Handelsregistersbesluit 2008 volgt onder andere de verplichting voor het bestuur om zich in te schrijven in het handelsregister. Het besluit bepaalt dat:
In het handelsregister worden over een vereniging van eigenaars opgenomen:
- de persoonlijke gegevens van iedere bestuurder en de datum waarop hij in en uit functie is getreden, en de inhoud van zijn bevoegdheid de vereniging te vertegenwoordigen.
- een authentiek afschrift van de notariële akte, dan wel een authentiek uittreksel van de notariële akte bevattende de statuten;
- een authentiek afschrift van de notariële akte van wijziging en de gewijzigde statuten.
Voor het bestuur is het ook belangrijk dat de stukken worden gedeponeerd. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurders is vaak beperkt in de statuten en hebben externe werking richting derden.
Handhaving
Artikel 5:126 lid 6 BW bepaalt dat VvE toeziet op de naleving van de verplichtingen van de leden. Het gaat daarbij niet alleen om de verplichtingen van de appartementseigenaren, maar ook om de gebruikers. Lees: de huurders. De VvE zal bijvoorbeeld herstel in de oude toestand kunnen vorderen indien er werkzaamheden zijn verricht in de gemeenschappelijke delen. Hetzelfde geldt als er bijvoorbeeld airco, dakterrassen of zonnepanelen op de gemeenschappelijke delen worden geplaatst. Het niet nakomen van de financiële verplichtingen kan uiteindelijk leiden tot beslag op het appartementsrecht.
Kan een bestuurder van een VvE tussentijds ontslag nemen?
Ja! De wettekst lijkt duidelijk, maar is dat niet. Een bestuurder wordt benoemd en ontslagen door de vergadering. De literatuur sluit zich echter aan bij de gangbare praktijk en dat is dat bestuurders wel zelf tussentijds ontslag kunnen nemen. Een hobbel daarbij is echter wel dat een Kamer van Koophandel geen VvE zonder bestuurders wenst en doorgaans een uitschrijving weigert als er geen nieuw bestuur bekend is.
Aansprakelijkheid van het bestuur
Voor een eventuele aansprakelijkheid van het bestuur moet er een onderscheid worden gemaakt tussen een interne aansprakelijkheid en een externe aansprakelijkheid. Voor beide bestuurdersaansprakelijkheden ligt de lat hoog. Dit volgt uit het arrest
“De Ontvanger/Roelofsen” . De Hoge Raad heeft in dit arrest gedoceerd dat een bestuurdersaansprakelijkheid op grond van artikel 6:162 BW slechts kans van slagen heeft als de bestuurder een voldoende ernstig verwijt kan worden gemaakt. De lat ligt dus hoger dan normaal. De ratio hierachter is dat dit de normale gang van zaken doorbreekt en normaal gesproken een schuldeiser zich slechts kan verhalen op het – van privé – afgescheiden vermogen van de vennootschap. Verder zou het ons economisch verkeer behoorlijk belemmeren als een bestuurder zich bij elke beslissing zou moeten afvragen of hij wellicht hiervoor aansprakelijk kan worden gesteld. Kortom: je zal dan niet snel een bestuurder vinden.
Interne aansprakelijkheid
Dit betreft de aansprakelijkheid van de bestuurders richting de VvE en haar leden.
Als bestuurder moet je het ook behoorlijk bont gemaakt hebben om via de route van bestuurdersaansprakelijkheid succesvol aangepakt te worden. In een reeks van arresten is geoordeeld dat het gaat om de vraag of de bestuurder van het desbetreffende handelen een persoonlijk ernstig verwijt kan worden gemaakt. Of dat het geval is, moet beoordeeld worden aan de hand van de omstandigheden van het geval. Zo zal een rechter kijken naar:
- Aard van de activiteiten
- Informatie waarover het bestuur beschikte of moest beschikken;
- Inzet en zorgvuldigheid die je van een bestuurder mag verwachten.
Voor een VvE ligt het ook voor de hand om een onderscheid te maken tussen een professionele bestuurder en een bestuurder “uit het midden”. Van de eerste mag je simpelweg meer verwachten dan een vrijwilliger onder de leden. Zoals een oud gezegde zegt: “Alle waar naar zijn geld”.
Artikel 2:9 bepaalt dat elke bestuurder tegenover de rechtspersoon is gehouden tot een behoorlijke taakvervulling.
Ongeacht een taakverdeling krachtens de statuten zijn alle bestuurders aansprakelijk voor de algemene gang van zaken. De bestuurder is voor het geheel aansprakelijk ter zake van onbehoorlijk bestuur, tenzij hem, mede gelet op de aan anderen toebedeelde taken, geen ernstig verwijt kan worden gemaakt en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van onbehoorlijk bestuur af te wenden (2:9 lid 2).
Van kennelijk onbehoorlijke taakvervulling is sprake als geen redelijk denkend bestuurder onder dezelfde omstandigheden zo gehandeld zou hebben. Er moet sprake zijn van een ernstig verwijt aan de bestuurder (Staleman/Van der Ven).
Voorbeelden uit de jurisprudentie:
ECLI:NL:GHLEE:2010:BP1119 Gerechtshof Leeuwarden 28-12-2010
Hoofdelijke aansprakelijkheid wegens uitgaven als (achteraf) ongevoegd bestuur.
ECLI:NL:RBDHA:2023:4961 Rechtbank Den Haag 22-03-2023
Aansprakelijkheid professionele bestuurder wegens naast zich neerleggen adviezen advocaat en ondeugdelijk voorlichten ALV.
ECLI:NL:RBUTR:2011:BR0194 Rechtbank Utrecht, 15-06-2011
Aansprakelijkheid bestuurder/penningmeester. De rechtbank is van oordeel dat [gedaagde] er zorg voor had moeten dragen dat de bankpas die zij in haar hoedanigheid van bestuurslid van VvE [adres] onder zich had, niet gebruikt zou worden voor het doen van geldopnamen door haar echtgenoot.
ECLI:NL:GHDHA:2016:3814 Gerechtshof Den Haag 13-09-2016
Aansprakelijkheid bestuurder. Diefstal/verduistering. Op grond van het voorgaande concludeert het hof dat [appellant] zijn bevoegdheid als bestuurder verregaand heeft overschreden. Hij heeft immers welbewust facturen ter betaling c.q. vergoeding bij de VvE ingediend die geen betrekking hadden op daadwerkelijk ten behoeve van het appartementencomplex gemaakte onderhoudskosten
De externe aansprakelijkheid van de VvE op grond van 6:162 BW.
In principe is een bestuurder niet persoonlijk aansprakelijk tegenover derden wanneer de VvE haar verplichtingen niet nakomt. Uitgangspunt is dat alleen de VvE aansprakelijk is voor haar schulden.
In bepaalde gevallen kan een bestuurder toch naast de VvE persoonlijk aansprakelijk zijn op grond van onrechtmatige daad (art. 6:162 BW). Ook hier moet er dan weer sprake zijn van een ernstig persoon verwijt bij de bestuurder. Ook dit hangt weer af van alle omstandigheden van het geval.
Voor de externe aansprakelijkheid ex 6:162 BW is het wederom de jurisprudentie die de norm heeft ingekleurd.
het Beklamel Arrest. Een benadeelde schuldeiser van een VvE kan een bestuurder van die vennootschap in privé aanspreken op grond van onrechtmatige daad indien de bestuurder ten tijde van het aangaan van de transactie al wist of moest weten dat de VvE de verplichting niet kon nakomen en geen verhaal zou bieden voor de door die wanprestatie veroorzaakte schade.
Er is mij geen jurisprudentie bekend omtrent de externe aansprakelijkheid van een bestuurder van een VvE.
Aansprakelijkheid van de (professionele) bestuurder op grond van overeenkomst van opdracht
Volgens sommige auteurs wordt de rechtsverhouding tussen de bestuurder(s) en de VvE ook gekwalificeerd als een overeenkomst van opdracht. Zie o.a. Rijssenbeek blz 460 met verwijzing naar Asser/Tjong Tjin Tai. Voor het vrijwillige bestuur lijkt de rechtspraak deze mening te negeren. Dat geldt echter niet voor de professionele bestuurders.
Artikel 7:400 en verder is regelend recht en dat betekent – met een enkele uitzondering – (artikel 7:412 verjaringstermijn afgifte stukken) dat daarvan contractueel kan worden afgeweken. Zeker de grote beheerders zullen een aantal bepalingen hebben weggecontracteerd.
Uit de kwalificatie “overeenkomst van opdracht” volgt in ieder geval de verplichting tot het doen van rekening en verantwoording. Of zoals een standaardoverweging uit de rechtspraak het stelt “ Volgens vaste rechtspraak kan een verplichting tot het doen van rekening en verantwoording worden aangenomen indien tussen partijen een rechtsverhouding bestaat of heeft bestaan krachtens welke de een jegens de ander (de rechthebbende) verplicht is om zich omtrent de behoorlijkheid van enig vermogensrechtelijk beleid te verantwoorden. Een zodanige verhouding kan voortvloeien uit de wet, een rechtshandeling of ongeschreven recht. Aan het oordeel dat op grond van ongeschreven recht een verplichting bestaat om zich te verantwoorden over de behoorlijkheid van het over het vermogen van een ander gevoerd beheer, kan bijdragen dat sprake is van een rechtsverhouding die verwantschap vertoont met een of meer in de wet geregelde gevallen waarin een dergelijke verplichting is neergelegd, zoals gemeenschap, opdracht of zaakwaarneming (zie onder meer Hoge Raad 9 mei 2014, ECLI:NL:HR:2014:1089).”.
Dit betekent dus dat als een beheerovereenkomst die te kwalificeren is als een overeenkomst van opdracht, de beheerder verantwoording aan de VvE moet afleggen van de wijze waarop hij zijn opdracht heeft uitgevoerd. Heeft de beheerder ten laste van de VvE geld uitgegeven of ontvangen, dan doet hij daarvan rekening. De beheerder heeft dan een verplichting om zich te verantwoorden voor het beheer van het vermogen van de VvE. Juridisch gesproken spreken we dan over het afleggen van rekening en verantwoording.